Politique de confidentialité et de protection des données

Qui sommes-nous ?

CHEP – Siren 421432428 – 43 RUE DU GENERAL DE GAULLE 78490 LE TREMBLAY-SUR-MAULDRE
L’adresse de notre site Web est : https://www.chep78.fr

1/ Candidatures à un emploi, une demande de stage ou une formation

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre association CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.

Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournies lors d’une candidature (spontanée ou non) à un emploi ou stage sont collectés par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION (qui est le responsable du traitement) en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste, un stage ou une place en formation à pourvoir. Seuls la Direction, le conseil d’administration et le personnel en charge du recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que candidat ou notre intérêt légitime en tant que recruteur et centre de formation. Nous signalons que nous sommes susceptibles de transférer des CV et des candidatures à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires.

2/ Données des apprenants, des candidats pour une formation et de leurs référents éventuels

Des données personnelles concernant nos apprenants et leurs référents éventuels (maître d’apprentissage, tuteur professionnel, référents de stage, responsables légaux, …) sont collectées et stockées par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION qui est le responsable de traitement. La finalité de cette collecte et stockage de vos informations personnelles (civilité, identité, coordonnées de contact, CV, pièces justificatives…) en vue de l’organisation d’entretiens de sélection, d’évaluation des profils, sessions de formation et de validation de diplôme est multiple :

tableau de traitements des données, destinations et durée de conservation

Nous signalons que les données personnelles de nos apprenants (voire des référents éventuels) sont susceptibles d’être transférées aux structures employeuses concernées et à des structures de tiers-financeur. Nous signalons aussi que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données apprenants et candidats via des structures de tiers-financeurs, clientes, prospects ou institutionnelles. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION peut reposer sur :

  • le consentement des candidats ;
  • ou l’exécution de tout contrat applicable (convention de formation, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, convention de financement, conditions d’un appel d’offre…) ;
  • ou l’exécution de toute obligation légale en vigueur ;
  • ou le respect de tout cahier des charges institutionnel applicable ;
  • ou notre intérêt légitime en tant que lycée, CFA et centre de formation continue ;
  • ou l’intérêt légitime des apprenants.

3/ Données d’apprenants potentiels et fiches de renseignements à destination des apprenants potentiels

Des données et renseignements sur nos apprenants potentiels sont collectés et enregistrés par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’information (identité, coordonnées de contact et situation scolaire) est la gestion de la relance pour la journée porte ouverte ciblée et le suivi des contacts à la journée porte-ouverte. Seul le personnel en charge du développement commercial est habilité à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos apprenants potentiels peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou l’intérêt légitime des apprenants potentiels ou notre intérêt légitime en tant que lycée, CFA et centre de formation continue.

4/ Données-prospects, demande de renseignements, de devis et de rappel

Des données et renseignements sur nos clients potentiels sont collectés et enregistrés par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’information (identité, coordonnées de contact, messages et réponses associées) est la gestion de la relation prospects. Seul le personnel administratif concerné est habilité à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation-prospect. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos prospects peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou l’intérêt légitime des clients potentiels ou notre intérêt légitime en tant que lycée, CFA et centre de formation continue.

5/ Données des clients pour les ventes occasionnelles

Des informations personnelles sur nos clients B2B enregistrées par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (identité et coordonnées de contact) est la gestion de la relation client et la création d’un fichier-prospect. Seul le personnel en relation avec les clients peut accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution d’une relation commerciale matérialisée par un achat ou notre intérêt légitime en tant que marchand.

6/ Fichier des financeurs potentiels

Un système de fichier des financeurs potentiels a été mis en place par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION qui est le responsable de traitement. La finalité de ce traitement de données est la recherche de financement. Seuls la Direction et le personnel en charge de trouver des financements sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans à compter de l’inactivité de la relation avec le financeur potentiel. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement de l’interlocuteur concerné ou l’intérêt légitime d’un apprenant voire d’un candidat ou notre intérêt légitime en tant que lycée, CFA et centre de formation continue.

7/ Demande de renseignement non commercial

Des demandes de renseignements par téléphone, mail ou formulaire web sont collectées et enregistrées par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION (qui est le responsable du traitement) en vue de répondre à des questions non commerciales. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 6 mois après inactivité de la relation avec le demandeur. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement et l’intérêt légitime de l’interlocuteur concerné ou notre intérêt légitime en tant qu’association.

8/ Annuaire et répertoire des contacts-partenaires

Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association.

9/ Données des fournisseurs référencés ou potentiels

L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.

10/ Newsletters, invitations et émargements à des événements organisés par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION

Nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, financeurs, employeurs, alternants, institutionnels, partenaires, élus, …) et nos clients sont susceptibles de recevoir nos communications informatives par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou d’invitation et d’émargement à des évènements peut être mis en place par le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@chep78.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’informations et la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seuls la Direction et le personnel opérationnel concerné interne sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques et de transférer des données à des sociétés externalisées d’organisation d’évènements. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

11/ Traçabilité des appels téléphoniques

Le CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION utilise le service d’opérateur téléphonique national (Orange) qui met en place des services de messageries et journaux d’appels. Vous pouvez vous rapprocher de cet opérateur pour être informé sur l’utilisation de vos données personnelles.

12/ Architecture informatique sécurisée

L’ensemble de nos données (apprenants, employeurs, financeurs, partenaires, …) sont hébergées en France dans nos locaux sécurisés et nos data-centers externalisés. Nous signalons toutefois l’utilisation d’outils (notamment un logiciel SaaS de mise en relation) agréés Privacy Shield qui peuvent faire transiter une partie de nos données hors EU de manière sécurisée. Dans tous les cas, nous ne transférons aucune donnée à des pays non reconnus par l’EU comme garantissant la sécurité et la confidentialité des données.

13/ Vos droits

Nous vous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (alternants, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires institutionnels ou de résolution de litige voire de contrôle : commissaires aux comptes, avocats externalisés, financeurs, cabinets comptables externalisés, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@chep78.fr ou courrier postal adressé à Service DPO, CENTRE HORTICOLE D’ENSEIGNEMENT ET DE PROMOTION, 43 av du général de Gaulle, 78490 Tremblay sur Mauldre. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.